CONDITIONS GÉNÉRALES DE VENTES
1. PARTIES
Entre d’une part :
A.S.B.L ARENA EVENT, rue François Bertrand 26, 4690 Roclenge-sur-Geer.
Numéro d’entreprise : 0534.392.893
Représenté par son président : Taccogna Davy, ci-après désigné l’organisateur.
Et d’autre part :
La société ou la personne reprise au coordonnées de facturations, ci-après désigné locataire.
Il a été convenu et accepté ce qui suit :
2. SÉLECTION DES LOCATAIRES
La sélection des locataires est établie par l’organisateur d’après les critères suivants :
Rapport avec le thème de la manifestation, qualité et originalité des produits présentés, produits liés au terroir andalous, non-concurrence (ou concurrence limitée) des produits avec priorité aux participants des éditions précédentes. L’organisateur se réserve toutefois le droit de refuser le renouvellement de certaines candidatures pour les locataires dont l'esprit diffère de celui de la manifestation, dont les produits ne répondent pas aux critères précités, ou qui auraient manqué gravement à leurs obligations dans le cadre d'une participation antérieure (dettes non acquittées, non-respect des horaires ou des obligations en matière d’hygiène, de sécurité et de propreté, …).
L'inscription ne sera donc considérée comme effective qu'après la réception de la confirmation officielle envoyée par l'organisateur.
3. PRODUITS PROPOSES
L’organisateur fournira au locataire, lors de sa demande de participation, le formulaire à compléter avec la carte exhaustive des produits qu’il souhaite proposer sur le Festival.
Dans le but d’éviter de trop fortes concurrences entre exposants, l’organisateur se réserve le droit de limiter la liste des produits proposés. Cette limitation accompagne alors la notification de confirmation officielle. Après acceptation de la candidature, le locataire paie un acompte de 250€ pour confirmer sa réservation.
4. COUTS DE MISE A DISPOSITION D’EMPLACEMENTS
Le prix de location des emplacements est de 980 € HTVA pour un emplacement simple et de 1880 HTVA pour un double emplacement.
Les emplacements Food Truck sont accordés sous réserve d’acceptation du dossier, à condition que la structure mise en place s’intègre correctement et agréablement dans le concept global. Le prix de location des emplacements Food Truck est de 195€ HTVA du mètre courant. Le prix de location d’un emplacement artisanal est a définir par l'organisation en fonction du métrage nécessaire.
Ne sont pas compris dans ce prix : Le raccordement et la consommation électrique, les taxes afférentes à votre activité, la consommation d’eau et la TVA.
Une caution de 300,00 € sera au montage de votre emplacement pour garantir le respect du règlement et des horaires ainsi que la restitution de l’emplacement en bon état. Des amendes par manquement pourront être prélevées de plein droit par l’organisateur.
5. RACCORDEMENT ET CONSOMMATION ÉLECTRIQUE
Le raccordement au réseau électrique de l’organisation est facturé de manière suivante :
• Par fusible de 16A (3500w) nécessaire: 75€ HTVA consommations incluses
5.1. RACCORDEMENT ET CONSOMMATION D’EAU
• Un col de cygne sera placé à proximité de l’esplanade du château.
• Une arrivée d’eau dans votre stand peut être prévue pour un forfait de 45€ HTVA. Ce prix comprend le raccordement et la consommation. (Suivant disponibilité des infrastructures)
6. PAIEMENTS
6.1. Les paiements se feront en euros, uniquement par compte bancaire, comme indiqué ci-dessous :
Échelonnement des paiements :
• Acompte 1 : 350€ à la réservation de votre emplacement
• Acompte 2 : 350€ à payer avant le 15 juin• Acompte 3 : 300€ à payer avant le 15 aout
• SOLDE : à payer avant le 1er septembre
• CAUTION : 300€ à payer au montage sous enveloppe. Elle vous sera rendue directement après le démontage de votre emplacement.
Le solde restant devra être versé pour le 1er septembre au plus tard. Passé ce délai, l’emplacement sera remis en location.
Coordonnée bancaire :
ARENA EVENTASBL
Rue François Bertrand 26
4690 Bassenge
BNP : BE53 0016 9859 1753
TVA : BE0534.392.893
6.2. Le paiement complet doit être enregistré avant installation - aucune dérogation ne sera acceptée.
6.3. Les paiements doivent mentionner le n° de la facture, le nom de l’événement et le nom de votre société.
6.4. En cas d’inscription moins de 2 mois avant la tenue de l’évènement, une seule facture reprenant la somme totale sera envoyée au locataire.
6.5. Tout défaut de paiement à l'échéance convenue donnera lieu, de plein droit et sans mise en demeure, à des intérêts de 12% à titre d'indemnité pour perte de rendement du capital de la créance impayée. En outre, tout paiement non effectué dans les 8 jours après la mise en demeure envoyée par lettre recommandée sera augmenté forfaitairement de 10% à titre d'indemnités pour frais d'administration causés par le retard de paiement. En cas de non-paiement aux échéances indiquées, ARENA EVENT se réserve le droit de disposer de l’emplacement réservé, le locataire restant néanmoins tenu de payer la totalité des sommes prévues.
6.6. Les réclamations concernant les factures doivent se faire, par écrit, dès leur réception. Aucune réclamation ne sera admise ultérieurement.
7. STANDS
Les stands sont fournis sans équipement ni mobilier.
La sous-location d’emplacement est interdite !
A la réception, un état des lieux est dressé de commun accord entre l’organisation et le locataire.
Le locataire est tenu de maintenir sa concession en ordre et propre dans le respect des règles d’hygiène les plus strictes. Toute dégradation volontaire ou résultant d’un mauvais entretien de la concession sera facturée de plein droit lors de l’état des lieux de sortie. Tout dégât occasionné aux stands fournis par l’organisation sera pénalisé par un paiement de 350€ HTVA par face abimée et payable immédiatement. En cas de problème technique dans les stands, vous pouvez immédiatement le faire savoir à l’accueil qui dépêchera un responsable technique dans les plus brefs délais.
8. MONTAGE ET DÉMONTAGE DES EMPLACEMENTS
8.1. Montage :
Les emplacements sont accessibles aux locataires à partir du mercredi 4 septembre à partir de 10h.
Avant de s’installer, les locataires doivent se présenter à l’accueil pour le check-in. Ils recevront toutes les informations nécessaires. Pour pouvoir s’installer, l’exposant doit s’être acquitté préalablement de toute facture due à l’organisation.
Le participant devra avoir terminé l’aménagement de son emplacement au plus tard le 8 septembre à 16h.
Si le montage n’a pas été réalisé durant ce délai, la Direction a le droit de disposer de l’emplacement pour lequel les redevances de toute nature resteront néanmoins à charge du participant absent.
8.2. Démontage :
Le démontage des stands débute le dimanche 8 septembre dès 22h. Tout article ou matériel non enlevé sera enlevé par l’organisation et détruit sans aucun recours possible. Le prix afférent à l’enlèvement sera déduit de la caution.
9. TERRASSE
Sauf disposition particulière, la terrasse des stands concernés se trouve en face du stand. Un espace de passage suffisant doit être maintenu pour le public entre la terrasse et l’esplanade des chevaux. L’espace terrasse est fourni nu, sans aucun matériel. Le matériel d’aménagement de votre emplacement est à votre charge (Éclairages, comptoirs, manges debout, blocks multiprises, allonges, ...). Les dimensions de la terrasse (3mx3m) sont non contractuelles et aucun recours ne pourra être formulé après que le locataire ait pris possession de son emplacement.
10. ACCÈS AUX INFRASTRUCTURES
L’accès à l’esplanade du château d’Oupeye est autorisé uniquement aux heures d’ouvertures et d’installation. Toute personne se trouvant dans l’enceinte de l’évènement en dehors de ces heures se fera immédiatement reconduire à la sortie par la sécurité. Les locataires ont accès au domaine « public » uniquement.
Aucun véhicule ne peut accéder directement à l’enceinte de l’évènement. Il est interdit de stationner des véhicules devant les portiques d’entrée.
11. SÉCURITÉ GARDIENNAGE
La sécurité des lieux est confiée à une société privée et un service de gardiennage est assuré. Afin de garantir un évènement serein, tout trouble de l’ordre ou comportement suspect doit être signalé le plus rapidement possible à l’accueil ou à un garde. L'organisation décline toute responsabilité en cas de vol, de dégradation ou de perte survenue sur le site du festival.
12. SÉCURITÉ MATÉRIEL
Le contrôle sécurité aura lieu le jeudi 5 septembre à 16h. Le locataire est tenu d’être présent sans quoi le stand ne pourra être ouvert.
Conditions générales de sécurité : (Voir également l’annexe au contrat).
Un extincteur (polyvalent à poudre de 6 kg suivant norme NBN S021) est exigé dans chaque stand.
Toute structure (tente, tonnelle…) doit être lestée ou fixée au sol.
Toute structure de plus de 2,5m de haut doit être soumise à un contrôle de stabilité qui sera à charge du locataire.
Tout matériel mis sur le site durant le FESTIVAL devra être présent le vendredi lors du contrôle sécurité. Il sera donc interdit d’amener d’autres matériels durant le FESTIVAL.
Conditions concernant les stands nourriture avec cuisson : (Voir également l’annexe au contrat).
Les appareils de cuisson doivent être stables, protégés du public et des matières inflammables.
Appareil électrique : doit être agréé CEBEC.
Appareil au gaz : attestation de contrôle obligatoire (valable un an) et bien référencée à l’appareil ; Thermocouple (arrivée de gaz coupée s’il n’y a plus de flamme).
Bombonnes de gaz : fixées, stables, protégées et stockées dans un caisson prévu à cet effet. Ne peuvent pas être stockées sur place. Canalisations flexibles : pas plus de 2 m de long et moins de 3 ans.
Friteuse : posséder une couverture anti-feu.
Barbecue : présence d’un seau de sable.
Une photocopie de chaque attestation de contrôle devra être remise à l’organisateur et le locataire est tenu de présenter le document original lors du contrôle de sécurité.
13. HORAIRES DE LA MANIFESTATION ET DROIT D'ENTREES
HORAIRES DE LA MANIFESTATION
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Lundi 2 septembre :
9h Montage des infrastructures
Mardi 3 septembre :
9h Montage des infrastructures
Mercredi 4 septembre :
9h Montage des infrastructures
18h : Aménagement des stands
Jeudi 5 septembre :
9h – 16h : Aménagement des stands
16h : Contrôle pompier et CIB
19h00 : Réception officielle dans le stand VIP (Soirée GUEST) et ouverture du village !
22h30 : Fin des animations0h : Fermeture des stand
Vendredi 6 septembre :
17h : Ouverture du FESTIVAL
20h00 : Début des différents spectacles
1h : Fin des animations
Samedi 7 septembre :
12h : Ouverture du FESTIVAL
13h30 : Début des différents spectacles
1h : Fin des animations
Dimanche 8 septembre :
11h : Ouverture du FESTIVAL et FESTIVAL DES ENFANTS
13h30 : Début des différents spectacles
21h30 : Fin des animations
22h : Fermeture
22h30 : Démontage du site (Locataires)
Lundi 9 septembre :
Démontage des infrastructures (Organisation)
DROIT D'ENTREES------------------------------Le droit d'entrée au Festival Andalucia est de 5€ par jour. Un forfait de 10€ est proposé pour le weekend. Chaque locataire reçoit un package de 50 entrées gratuites pour le weekend.
14. OUVERTURE
Les locataires peuvent accéder à leurs installations dès 8h du matin afin de préparer la mise en place. La fermeture a lieu à 1h précise, excepté le dimanche où la fermeture à lieu à 22h. Durant ces heures, tous les stands doivent être ouverts et tenus par leurs responsables ou délégués. Avant toute fermeture du stand durant les heures d’ouvertures de l’événement, celle-ci doit être soumise pour accord à l’organisation. Dans le cas contraire, des dommages et intérêts seront prélevés par l’organisateur.
15. RÉGLEMENTATION SUR LA DIFFUSION SONORE
Une musique d’ambiance est diffusée par l’organisateur tout au long de la journée dans l’enceinte de l’évènement. La diffusion sonore par et dans les stands est INTERDITE. Tout stand refusant de se plier à cette règle et ne respectant pas les injonctions des organisateurs ou agents de sécurité risquerait de se voir couper l’alimentation électrique temporairement ou pour la journée.
16. PERSONNEL EMPLOYÉ
Chaque locataire doit être en ordre quant à la législation sociale pour toutes les personnes travaillant sur son stand.
L’organisation décline toutes responsabilités si ceci n’était pas respecté !
17. VENTE DE BOISSONS ET DE NOURRITURES
La vente des boissons et nourritures est autorisée suivant la description qui a été fournie à l’organisation.
Le prix minimum des boissons est fixé à 2,5€.
Le prix de la bière SAN MIGUEL est fixé à 3€ !!!!
Le prix de la Despérados est fixé à 4,5€!!!!
PARTENARIATS :
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Chaque locataire est libre de brasseur mais dois travailler les produits partenaires du Festival.
L'organisation fournira 1 mois avant l'évènement la liste des différents partenaires.
En cas de non-respect des différents partenaires, l’organisateur se réserve le droit d’interdire la vente des produits concernés et de ne pas restituer la caution.
BRASSEUR : Libre !
LIVREUR GLAÇONS : SOS Glaçons, Nihon Philippe
EMAIL : philsosglacons@gmail.com
GSM : 0477 05 80 85
PRODUITS PARTENAIRES :
A définir !!!
18. COMMODITÉS
L’accès aux toilettes n’est pas géré par les organisateurs.
19. PUBLICITÉ SUR LE FESTIVAL
Le locataire ne pourra faire de la publicité sur l’emplacement en faveur de marchandises ou de firmes qu’avec l’accord préalable de l’organisation. De plus, toute publicité pour des produits ou firmes concurrentes aux partenaires et sponsors de l’évènement est strictement interdite.
20. ASSURANCES
Afin de prévenir le risque de vol, un gardiennage sera assuré la nuit. De manière générale, l'organisateur décline toute responsabilité concernant d'éventuels vols, pertes ou dégradations relatifs aux matériels, produits et marchandises entreposées dans les Stands. Il est prudent de prévoir une assurance dégâts et vols pour tout le matériel de valeur installé dans les stands. Le matériel mis à disposition des locataires (tables, bancs, frigo, pompe à bières,) est placé sous leur responsabilité et doit être restitué en état d’origine au terme de la manifestation.
21. DÉCHETS
Le locataire devra maintenir constamment les lieux en état de propreté en disposant du matériel adéquat (sacs poubelles…) de manière à garder le site attractif. Chaque locataire est tenus de déposer ses déchets, rassemblé dans les sacs poubelles adaptés, chaque soirs aux abords de la piste de chevaux. L'enlèvement des déchets sera assuré par le service communal chaque matin.
L’emplacement devra être propre au minimum 2 heures avant l’ouverture de l’événement. En cas de manquement, des amendes pourront être prélevées de plein droit par l’organisateur.
22. CRITÈRES DE PARTICIPATION
En cas de sélection, le locataire s’engage à :
• Respecter l’horaire minimal et maximal d’ouverture du Festival ;
• Nettoyer son emplacement et à évacuer ses déchets, sous peine d’amende ;
• Ne pas céder, sauf accord de l’organisateur, la gestion de l’emplacement à un tiers ;
• Éviter toute diffusion sonore, sous peine d’amende ;
• Ne pas mettre à la vente, sous peine d’exclusion, des produits non repris sur la demande de participation ou refusés par l’organisateur ;
• Prendre toutes les dispositions pour respecter les lois et règlements en matière de distribution commerciale (mention du n° d’entreprise), de législation sociale (autorisation patronale ou de préposé A), de mesures sanitaires (AFSCA) et de sécurité (extincteur obligatoire) ;
23. ANNULATION
En cas de force majeure ou de toute autre circonstance non imputable à l’organisateur, ayant pour conséquence de réduire la surface totale du FESTIVAL ou de remettre en cause son déroulement, l’organisateur se réserve le droit d’annuler sans frais ni préavis toute participation déjà confirmée. Tous les montants engagés et payés seraient alors remboursés au locataire déchu.
En cas d'annulation du locataire après le 15 juillet, les droits d’inscription et l'acompte resteront dus.
Au-delà de cette date, en cas d'annulation de la participation, le montant total de la réservation initiale (acompte et solde) sera dû.
Toute annulation doit être transmise par pli recommandé à ARENA EVENT pour être prise en compte.
En cas d’abandon du stand pendant l’événement, les montants engagés et payés seraient non remboursables.
En cas de litige, les tribunaux de Liège sont seuls compétents.
24. CONFIRMATION DE PARTICIPATION
L'inscription ne sera effective qu’au retour signé du présent contrat et au paiement de l'acompte.
25. Manquement
Tout manquement à un des points du présent contrat pourra aboutir à une exclusion de l’événement sans remboursement et sans recours possible.